Privacyverklaring voor het wervingsproces


    Laatst bijgewerkt: mei 2017

    INLEIDING


    Uw privacy is belangrijk voor Philips Lighting.

     

    Wij hebben deze privacyverklaring (hierna ook “Verklaring” genoemd) op eenvoudige en begrijpelijke wijze geschreven om u te helpen begrijpen wie wij zijn, welke Persoonsgegevens wij over u verzamelen, waarom wij die verzamelen en wat wij daarmee doen tijdens ons wervingsproces. Houdt er rekening mee dat “Persoonsgegevens” (in deze Verklaring ook “Gegevens” of “uw Gegevens” genoemd) alle informatie of informatieset omvatten waarmee wij u direct of indirect persoonlijk kunnen identificeren, met name aan de hand van een identificeermerk, bijvoorbeeld voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, enz.

    Houd er a.u.b. rekening mee dat aangezien Philips Lighting een internationale onderneming is, deze Verklaring kan worden vervangen of uitgebreid om te voldoen aan lokale eisen en om aanvullende informatie aan u te verstrekken.

     

    Wij raden u ten sterkste aan om de tijd te nemen deze Verklaring in zijn geheel te lezen.

    WANNEER IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?


    Deze Verklaring zet uiteen hoe wij uw Gegevens verzamelen en gebruiken in het kader van ons wervingsproces. Bijvoorbeeld wanneer wij contact met u opnemen in verband met vacatures of wanneer u solliciteert op een door ons aangeboden baan, gebruik maakt van onze wervingskanalen, onze vacaturewebsites bezoekt, deelneemt aan onze wervingsevents of anderszins contact met ons heeft in uw hoedanigheid van kandidaat of sollicitant.

    Door deel te nemen aan ons wervingsproces (indien wettelijk verplicht), geeft u uitdrukkelijk toestemming voor de verzameling, de opslag, het gebruik, de overdracht en de bekendmaking van uw Gegevens door ons, met inbegrip van eventuele gevoelige informatie die u besluit te verstrekken (zoals omschreven in deze Privacyverklaring).

    WIE IS PHILIPS LIGHTING?


    Philips Lighting is een wereldwijd opererende organisatie en leider op de algemene verlichtingsmarkt, met een unieke concurrentiepositie en erkende expertise op het gebied van de ontwikkeling, productie en toepassing van innovatieve verlichtingsproducten, -systemen en -diensten.

     

    Waar in deze Verklaring gesproken wordt over “wij,” “ons” of de “Onderneming”, betekent dit de verwerker van uw Persoonsgegevens op grond van deze Verklaring, namelijk de met Philips Lighting Gelieerde Onderneming die misschien geïnteresseerd is om u een baan aan te bieden of die anderszins beslist welke van uw Gegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt alsmede Philips Lighting B.V. (Registratienummer 17061150 - High Tech Campus 45, 5656 AE, Eindhoven, The Netherlands). Wij wijzen u erop dat de met Philips Lighting Gelieerde Ondernemingen ook de dochtermaatschappijen omvatten waar Philips Lighting N.V. zeggenschap over heeft via de directe of indirecte eigendom. U kunt een lijst met de met Philips Lighting Gelieerde Ondernemingen krijgen door contact op te nemen met de Privacy Office van Philips Lighting (de contactgegevens vindt u hieronder bij “Welke keuzes hebt u?”).

    WELK SOORT PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ VAN U?


    Hieronder vindt u een overzicht van de categorieën Gegevens die wij tijdens het wervingsproces kunnen verwerken: 
     

    Informatie die u rechtstreeks aan ons verstrekt

    Categorieën Persoonsgegevens
    Voorbeelden van soorten Persoonsgegevens die wij verzamelen
    Persoonlijke identificatiegegevens
    Naam, achternaam, titel, geslacht, land, geboortedatum en – plaats, militaire status (alleen in bepaalde landen, zoals de VS), nationaliteit, gesproken taal/talen, burgerlijke status (huwelijk/geregistreerd partnerschap), binnenlandse partners, afhankelijke personen
    Contactinformatie
    E-mail, telefoonnummer, adres
    Netwerkverkeersgegevens en andere bijbehorende gegevens 
    Identificatienummers, locatiegegevens, online-identificatoren, IP-adres, cookies, apparaat-ID, bezochte websites, taalinstellingen
    Informatie voor inloggen op account
    Inlog-ID, wachtwoord, andere informatie die gebruikt wordt voor toegang tot en/of beveiliging van systemen en toepassingen van de Onderneming, waaronder de vacaturesite
    Afbeeldingen en/of video’s waarmee u kunt worden geïdentificeerd
    Foto’s die zijn geüpload in uw CV of die u anderszins u aan ons hebt verstrekt 
    Informatie over kwalificaties en carrièreontwikkeling 
    Alle informatie uit CV’s en aanvullende documenten met persoonsgegevens (bijv. diploma’s, certificaten) verstrekt door sollicitanten, evaluatie-informatie over assessments en/of tests, evaluaties van met sollicitanten gehouden gesprekken, opleidings- en werkachtergrond, functiekwalificaties, functies waarop de sollicitant zou willen solliciteren, bereidheid tot verhuizen, rijbewijsinformatie, eventuele aanvullende informatie zoals transcripties, referenties van werkgevers en aanverwante informatie, verzoeken om vergoeding 
    Informatie verkregen uit achtergrond- of werkscreenings en/of een referentie
    Feedback, meningen
    Bijzondere categorieën Persoonsgegevens

    Indien toegestaan door het lokale recht:

    -          informatie over arbeidsongeschiktheid, voor zover relevant voor de uitvoering van uw werk; bijvoorbeeld wanneer wij werk- of werkplekaanpassingen moeten uitvoeren;

    -          gegevens over ras of etniciteit: bijvoorbeeld waanneer dit zou blijken uit afbeeldingen, foto’s en ander visueel materiaal, maar ook indien dergelijke gegevens voor diversiteitsgerelateerde doeleinden moeten worden verwerkt.

    NB: Wij verwerken deze bijzondere categorieën gegevens doorgaans om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en intern beleid, zoals diversiteits- en antidiscriminatiebeleid.

    Strafrechtelijke gegevens
    Gegevens over strafrechtelijke gedragingen, informatie uit strafregisters of over procedures in verband met strafbare of verboden gedragingen (alleen in bepaalde landen, voor bepaalde functies en alleen op verzoek van Philips Lighting)
    Beloning en salarisadministratie
    Bankrekeninginformatie (ter staving van onkosten van bepaalde sollicitanten), gewenste salariëring, beloning en verstrekkingen.
    Andere informatie die u vrijwillig besluit te delen met Philips Lighting 
    Feedback, meningen, informatie verstrekt in e-mails en brieven, tijdens telefoontjes en gesprekken.

    Wij wijzen u erop dat uw besluit om bepaalde, in het kader van de wervingsprocedure verplichte of gevraagde Gegevens niet te verstrekken, invloed kan hebben op uw mogelijkheid tot deelname aan het wervingsproces.

     

    Informatie die wij automatisch verzamelen

     

    Wanneer u solliciteert voor een door ons aangeboden positie, gebruikt maakt van onze wervingskanalen of onze vacaturesites bezoekt, kunnen wij de informatie die u rechtstreeks aan ons verstuurt via uw computer, mobiele telefoon of ander apparaat waarmee u toegang krijgt, verzamelen. Zo kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

    •  apparaatinformatie: zoals uw hardwaremodel, IMEI-nummer en andere unieke apparaat-identificatoren, MAC-adres, IP-adres, besturingssysteemversie en instellingen van het apparaat dat u gebruikt om toegang te krijgen tot de Diensten;

    •  inloginformatie: zoals de tijd en duur van uw gebruik van ons kanaal;

    •  locatie-informatie: bijvoorbeeld een locatie die verkregen is op basis van uw IP-adres of gegevens die aangeven waar u zich bevindt, zoals op stads- of postcodeniveau;

    •  andere informatie: over uw gebruik van onze digitale kanalen, zoals de door u gebruikte apps of bezochte websites.

     

    Lees voor meer informatie over hoe wij cookies en andere tracking-technologieën gebruiken de Cookiekennisgeving van Philips Lighting, die te vinden is op de website van het Privacy Center Philips Lighting, zie bij “Wettelijke informatie”.

     

    Wanneer u ons kantoor bezoekt, is het tenslotte mogelijk dat wij om veiligheidsredenen uw gegevens ook op video of door middel van andere elektronische, digitale of draadloze bewakingssystemen of -apparatuur (bijv. een beveiligingscamera) vastleggen.

     

    Informatie die wij uit andere bronnen kunnen verzamelen

     

    Voor zover dit wettelijk toegestaan is, kunnen wij behalve via onze wervingskanalen of vacaturesites ook informatie over u verkrijgen uit andere bronnen, bijvoorbeeld door middel van uw interactie met medewerkers van Philips Lighting of van derden, zoals wervingsbureaus of andere internetsites (waarvoor de privacyverklaringen van die derden gelden), of op grond van een rapport over een achtergrondscreening. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om ons toegang te verlenen tot bepaalde door derden opgeslagen gegevens, zoals zakelijke en werkgerichte social-mediasites.

    HOE GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 


    Wij kunnen uw Gegevens gebruiken om uw sollicitatie en het gehele wervingsproces uit te voeren. Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor wij uw Gegevens tijdens het wervingsproces kunnen verwerken:
    Doeleinden waarvoor Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt
    Voorbeelden
    Uitvoering bedrijfsprocessen en intern beheer
    Identificatie en evaluatie van kandidatuur, beoordeling van vaardigheden, kwalificaties en interesse ten opzichte van loopbaanmogelijkheden bij Philips Lighting, organiseren en houden van gesprekken en beoordelingen, beoordelen, selecteren en rekruteren van sollicitanten, uitvoeren van achtergrondscreeningen en evaluaties die op grond van het toepasselijke lokale recht verplicht of toegestaan zijn, contact opnemen met door de sollicitant opgegeven referenties ter beoordeling van de vorige werkprestaties van de sollicitant of zoals anderszins noodzakelijk is in het kader van de wervingsactiviteiten, het bijhouden van de administratie inzake het wervingsproces van Philips Lighting, het informeren van de werknemer van Philips Lighting die de sollicitant voor een baan heeft voorgedragen over de voortgang van de sollicitatie, organiseren van zakenreizen, administratie van onkosten en vergoedingen
    Ondersteuning van sollicitant (op uw verzoek)
    Assistentie door middel van talentverwervingsteams en andere communicatiekanalen
    Relatiebeheer
    Contact met u opnemen per telefoon, via een tekstbericht (SMS) of e-mailbericht, sollicitanten informeren over beschikbare vacatures, verstrekken van informatie over de sollicitatie en ingaan op verzoeken van sollicitanten, aanbieden van geschikte werkmogelijkheden aan sollicitanten binnen Philips Lighting
    Beveiliging en bescherming van belangen/bedrijfsmiddelen van Philips Lighting of werknemers van Philips Lighting 
    Inzetten en in stand houden van technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen, uitvoeren van interne audits en onderzoeken, uitvoeren van evaluaties om te controleren op belangenconflicten 
    Voldoen aan wettelijke verplichtingen
    Bekendmaking van persoonsgegevens aan overheidsinstanties of toezichthouders al naar gelang van toepassing in alle landen waarin Philips Lighting opereert, zoals inhoudingen van belasting en sociale-verzekeringspremies, administratie- en rapporteringsverplichtingen, voldoen aan overheidsinspecties en andere verzoeken van overheden of andere publieke instanties, reageren op juridische procedures zoals dagvaardingen, uitoefenen en instellen van wettelijke rechten en rechtsmiddelen en afhandelen van interne klachten of claims.
    Verweer voeren tegen rechtsvorderingen
    Vaststellen of instellen van, of verweer voeren tegen, rechtsvorderingen die tegen Philips Lighting worden ingesteld.

    OP WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?


    Om uw Gegevens te kunnen verwerken, kunnen wij ons op verschillende rechtsgronden beroepen, waaronder:

    •  uw toestemming (alleen indien wettelijk verplicht of toegestaan). Als wij afgaan op uw toestemming als rechtsgrond voor de verwerking van uw Persoonsgegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken; of
    • de noodzaak om met u een contractuele relatie aan te gaan; of
    • de noodzaak voor ons om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om rechtsvorderingen vast te stellen en in te stellen en hiertegen verweer te voeren; of
    • de noodzaak om onze legitieme belangen te behartigen, waaronder:

    - waarborgen dat onze netwerken en informatie veilig zijn;

    - de administratie van Onderneming en de interne en externe bedrijfsvoering van Philips Lighting; en

    - voorkomen of onderzoeken van vermoede of daadwerkelijke wetsovertredingen, niet-nakoming van de arbeidsovereenkomst of niet-naleving van de algemene gedragscode van Philips Lighting of ander beleid van Philips Lighting; of

    • de noodzaak om in te gaan op uw verzoeken (zoals reageren op uw verzoek om verwerking, verwijdering of wijziging van uw Persoonsgegevens);
    •  de noodzaak om vitale belangen van iemand anders te beschermen; of
    •  elke andere rechtsgrond die door het lokale recht is toegestaan.

    WANNEER DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?


    Wij zullen uw Persoonsgegevens niet delen, anders dan in een beperkt aantal gevallen die hier omschreven worden.

     

    Ter realisering van de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens zijn verzameld (zie voor meer informatie over deze doeleinden bij “Hoe gebruiken wij uw persoonsgegevens?” hierboven) kunnen wij uw Persoonsgegevens bekend maken aan de volgende entiteiten.

     

    1. Met de Philips Lighting Gelieerde Ondernemingen: vanwege ons internationale karakter kunnen uw Persoonsgegevens worden gedeeld met bepaalde met Philips Lighting Gelieerde Ondernemingen. De toegang tot Persoonsgegevens binnen Philips Lighting zal beperkt zijn tot degenen die de informatie moeten kennen voor de in deze Verklaring vermelde doeleinden; hiertoe kunnen degenen behoren die het gesprek met u voeren, de betreffende manager(s) van de aangeboden baan in kwestie en andere geselecteerde medewerkers binnen Philips Lighting.

    2. Dienstverleners: Zoals veel bedrijven kunnen wij bepaalde verwerkingen van Persoonsgegevens uitbesteden aan vertrouwde externe dienstverleners, die functies voor ons uitvoeren en diensten aan ons verlenen, zoals:

    - ICT-dienstverleners

    - Consultants

    - Bedrijven die achtergrondcontroles uitvoeren  

    3. Publieke en overheidsinstanties. Indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter bescherming van onze rechten, kunnen wij uw Persoonsgegevens delen met entiteiten met een toezichthoudende functie voor of met rechtsmacht over Philips Lighting.

    4. Professionele adviseurs en anderen. Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen met andere partijen, waaronder professionele adviseurs, zoals:

    - Banken

    - Verzekeringsmaatschappijen

    - Auditors

    - Advocaten

    - Accountants

    - Andere externe professionele adviseurs

    5. Andere partijen in verband met zakelijke transacties. Wij kunnen uw Persoonsgegevens van tijd tot tijd ook delen in het kader van zakelijke transacties, bijvoorbeeld tijdens de verkoop van een onderneming of deel van een onderneming of een reorganisatie, fusie, joint venture, of andere beschikking over de onderneming, bedrijfsmiddelen of aandelen van Philips Lighting (waaronder in verband met een faillissement of soortgelijke procedure). 

    WANNEER ZULLEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS NAAR HET BUITENLAND DOORGEVEN?


    Vanwege onze internationale aard kunnen de Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt worden doorgegeven aan, of kan hiertoe toegang worden verkregen door, met Philips Lighting Gelieerde Ondernemingen en vertrouwde derden in een groot aantal landen in verschillende delen van de wereld. Dit betekent dat uw Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten het land waarin u woont, indien dit nodig is ter realisering van de in deze Verklaring genoemde doeleinden.

     

    Indien u zich in een land bevindt dat lid is van de Europese Economische Ruimte, kunnen wij uw Persoonsgegevens doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Voor sommige van deze landen heeft de Europese Commissie bevestigd dat zij een adequaat beschermingsniveau bieden. Voor wat betreft doorgiftes vanuit de Europese Economische Ruimte naar andere landen waarvan de Europese Commissie niet heeft bevestigd dat zij een adequaat beschermingsniveau bieden, hebben wij adequate maatregelen getroffen ter bescherming van uw Gegevens, zoals organisatorische en wettelijke maatregelen (bijv. bindende ondernemingsregels en door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen). Een kopie van deze maatregelen is verkrijgbaar door contact op te nemen met de Privacy Office van Philips Lighting. De contactgegevens vindt u hieronder bij “Welke keuzes hebt u?”

    HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 


    Wij bewaren uw Persoonsgegevens zo lang dat nodig is ter realisering van de doeleinden waarvoor deze verzameld zijn (zie voor meer informatie over deze doeleinden hierboven bij “Hoe gebruiken wij uw Persoonsgegevens?”) en wij mogen uw Gegevens bewaren en gebruiken om te kijken of u in aanmerking komt voor andere functies.

    De criteria die gebruikt worden ter bepaling van onze bewaarperiodes zijn onder meer:

    - Hoe lang zijn de Persoonsgegevens nodig om u een baan te kunnen aanbieden?

    - Hebt u een account bij ons? In dat geval bewaren wij de Gegevens terwijl uw account actief is of zo lang dat nodig is om de diensten aan u te kunnen leveren.

    - Hebt u aangegeven dat wij uw Gegevens mogen bewaren om u ook voor andere functies in aanmerking te laten komen?

    - Geldt voor ons een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting om de Persoonsgegevens te bewaren? Voorbeelden zijn wetten die gegevensbewaring verplicht stellen in de betreffende jurisdictie, een bevel van de overheid tot bewaring van Gegevens die voor een onderzoek relevant zijn of Gegevens die met het oog op het voeren van procedures moeten worden bewaard.

    Mocht u niet willen dat wij beoordelen of u in aanmerking komt voor andere functies of uw Gegevens willen laten verwijderen, dan kunt u natuurlijk contact met ons opnemen: careers.at.lighting@philips.com.

    HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS? 

     

    Ter bescherming van uw Gegevens zullen wij gepaste maatregelen nemen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving op het gebied van privacy en gegevensbeveiliging. Dit houdt ook in dat wij van onze dienstverleners eisen dat zij gepaste maatregelen nemen ter bescherming van de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw Persoonsgegevens. Afhankelijk van de stand van de technologie, de kosten van implementatie en de aard van de te beschermen gegevens, treffen wij technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van risico’s zoals vernietiging, verlies, wijziging en ongeautoriseerde bekendmaking van, of toegang tot, uw Gegevens.

    WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN HEBT U ZELF? 

     

    Wij willen u er graag aan herinneren dat het uw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat de gegevens die u aan ons verstrekt naar uw beste weten juist, volledig en up-to-date zijn. Voort is het uw verantwoordelijkheid, wanneer u ervoor kiest om Persoonsgegevens van andere mensen (zoals personen die van u afhankelijk zijn) met ons te delen, om die Gegevens in overeenstemming met de lokale wettelijke eisen te verzamelen. Zo dient u dergelijke andere personen van wie u Persoonsgegevens aan de Onderneming verstrekt bijvoorbeeld te informeren over de inhoud van deze Verklaring en hun toestemming te verkrijgen (op voorwaarde dat zij juridisch bekwaam zijn om toestemming te geven) voor het gebruik van die Persoonsgegevens door de Onderneming zoals vermeld in deze Verklaring (met inbegrip van doorgifte en bekendmaking). 

    WELKE KEUZES HEBT U?


    Wij streven ernaar om u toegang te bieden tot uw Gegevens. Meestal hebt u zelfstandig controle over uw Persoonsgegevens (bijv. door in te loggen op uw account) en kunt u deze zelf bijwerken, wijzigen of, indien wettelijk mogelijk, verwijderen. In dit geval adviseren wij u ten sterkste om controle over uw Persoonsgegevens uit te oefenen.

    Wanneer u de aan ons verstrekte Persoonsgegevens wilt inzien, wijzigen, beperken of verwijderen (voor zover de Philips Lighting deze Gegevens niet anderszins mag of moet bewaren), bezwaar wilt maken tegen bepaalde gegevensverwerkingen (zoals toegestaan door het toepasselijke recht) of een kopie van uw Gegevens wilt ontvangen (in een veel voorkomend machineleesbaar format, voor zover dat op grond van het toepasselijke recht verplicht is), dan kunt u contact opnemen met: careers.at.lighting@philips.com.

     

    Voor andere vragen over de bescherming van uw Persoonsgegevens door Philips Lighting of over deze Verklaring in het algemeen kunt u contact opnemen met de Privacy Office van Philips Lighting:

    - via e-mail: Philips Lighting – T.a.v.: Privacy Office – Herikerbergweg, 102 (1101) - CM Amsterdam Zuid Oost, The Netherlands; of

    - online: Philips Lighting Privacy Center, bij “Privacyverzoek”.

     

    Wij zullen ons best doen om uw verzoek op tijd en gratis te verwerken, tenzij het een onevenredige inspanning zou vergen. In bepaalde gevallen kunnen wij u vragen om uw identiteit te bewijzen voordat wij ingaan op uw verzoek.

     

    Mocht u niet tevreden zijn met het antwoord dat u ontvangt, dan kunt u uw klacht voorleggen aan de betreffende toezichthouder in uw jurisdictie. 

    WANNEER WORDT DEZE PRIVACYVERKLARING BIJGEWERKT?


    Deze Verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd.

    De meest actuele versie van deze Verklaring is van toepassing op ons gebruik van uw Persoonsgegevens en is te vinden op de website van het Privacy Center van Philips Lighting, zie bij “Wettelijke informatie”.

     

    - Philips Lighting -